Se os gastos diminuírem, ainda que o faturamento se mantenha, o lucro aumentará. Contudo, é preciso fazer isso com muita atenção e estratégia. Decisões aleatórias, como cortes de pessoal e diminuição na qualidade do produto, podem até reduzir custos, assim como pressionar fornecedores nas condições de pagamento e margem, mas elas provavelmente impactam também a entrega de valor ao cliente, e de maneira negativa, resultando em queda do faturamento.

Pensando nisso, o Sebrae preparou uma cartilha para apoiar as micro e pequenas empresas a identificar e eliminar gastos desnecessários, para diminuir os custos, tornar a empresa mais “enxuta”, eficaz e competitiva, e entregar mais valor ao cliente. “Desperdícios geram custos e tomam tempo, além de não agregarem valor ao que está sendo produzido, do ponto de vista do cliente. Portanto, devem ser eliminados”, afirma o presidente do Sebrae, Guilherme Afif Domingos. “Para que os desperdícios sejam efetivamente eliminados ou reduzidos, é preciso identificá-los, mensurá-los, determinar Planos de Ação para sua redução ou eliminação e designar um responsável por implementar o plano. Diminuir gastos parece complicado, mas há como facilitar esse processo”, acrescenta.

A publicação, baseada na filosofia de gestão empresarial lean, que nasceu do Sistema Toyota de Produção, identifica sete desperdícios da produção e dá dicas para o empresário eliminar cada um deles. Embora esses desperdícios tenham sido identificados na produção de automóveis, eles valem para outros tipos de negócios de todos os setores da economia: comércio, serviços, indústria e agronegócios. A mesma publicação está disponível com casos direcionados para os segmentos de saúde, alimentação fora do lar e serviços automotivos.

Confira as sete dicas do Sebrae:

1. Elimine defeitos na produção

Produtos, serviços e informações com defeitos geram mais custos para a empresa devido ao retrabalho. Afinal, serão exigidos mais tempo de profissionais, mais tempo de equipamentos e programação da produção, mais materiais e insumos, além da necessidade de gestão dos produtos descartados. Em um hospital, por exemplo, trata-se de resultados de exames falhos ou incompletos ou a ministração de medicamentos de forma errônea ou fora dos períodos determinados. Na oficina mecânica, é o caso de automóveis entregues aos clientes com serviços falhos ou não realizados. Isso pode ser causado por processos deficientes, baixa qualidade dos ingredientes e materiais ou baixa qualificação dos profissionais. Por isso, defina procedimentos para operação de cada equipamento, padronize algumas atividades e busque sempre a melhoria contínua dos processos.

2. Produza só o necessário, quando for preciso, sem exagero

A superprodução pode ser a pior forma de desperdício, pois contribui diretamente para que as demais formas ocorram. O fato de uma empresa produzir mais do que consegue vender é considerado desperdício, pois tempo e recursos (materiais, insumos, equipamentos e pessoal) estão sendo alocados muito previamente ao necessário, gerando estoques excessivos, que implicam mobilização de ativos. O problema pode ser causado por capacidade excessiva de equipamentos ou de pessoal, falta de padrão dos produtos e até política da empresa de incentivo por metas de produção. Assim, planeje a produção conforme a demanda real, não para o estoque.

3. Mantenha o estoque no menor nível possível

Quando se compra demais (além da capacidade de produção ou venda), ou se produz demais (além da capacidade de venda), os produtos se acumulam e formam estoques excessivos, que podem, eventualmente, ser perdidos por validade, armazenagem inadequada ou qualquer outro motivo. Além de implicar aumento de custos, o estoque demasiado exige maior espaço de armazenagem e esforço de gestão. Estoque excessivo significa dinheiro parado! Por isso, planeje cuidadosamente as compras e a produção, de maneira que elas aconteçam com eficiência e conforme a demanda e tenha estatísticas confiáveis de vendas e controle de estoque, a fim de ajustá-las.

4. Evite a espera desnecessária

O tempo que as pessoas ou os equipamentos ficam desnecessariamente ociosos ou são obrigados a esperar pela próxima ação é considerado desperdício. Essa improdutividade impacta negativamente os custos da empresa e deve ser evitada. O fluxo contínuo em um processo minimiza consideravelmente a espera. É a espera dos profissionais por ferramentas ou equipamentos para poder trabalhar, por exemplo, ou equipe da cozinha de um restaurante aguardando o pedido chegar, que demora pelas interrupções no trajeto do garçom. Planeje os processos para acontecerem em um fluxo contínuo.

5. Faça o transporte adequado de insumos

Se equipamentos, insumos, materiais ou qualquer outro recurso é movimentado de um local para outro, desnecessariamente ou de maneira ineficiente, cria-se o desperdício de transporte. A situação pode ser piorada, considerando que no transporte pode haver perdas e danos. Nada disso entrega valor ao serviço que está sendo prestado ao cliente. Pode ser, por exemplo, o envio de insumos, materiais ou informações para o local errado ou no momento equivocado. Isso pode ser causado por, entre outros motivos, fornecedores distantes ou trajetos ou processos ineficientes.

6. Organize o ambiente de trabalho

O desperdício de movimentação atrasa o trabalho e interrompe o fluxo de atividades. Além de implicar, muitas vezes, em mais custos, resultam também em baixa eficiência e desempenho enfraquecido dos profissionais. São movimentos corporais desnecessários, como flexionar, elevar ou abaixar para alcançar insumos ou ferramentas causados, muitas vezes, por desorganização no ambiente de trabalho. Em um restaurante, por exemplo, o deslocamento excessivo dos profissionais da cozinha para executar suas atividades durante a preparação dos alimentos, quando os ingredientes, os equipamentos e os utensílios estão afastados uns dos outros. Mantenha o ambiente de trabalho sempre limpo e organizado, apenas com os materiais e os equipamentos necessários para o processo.

7. Acabe com desperdícios de processamento

Os procedimentos adicionais devem agregar valor ao que se entregará ao cliente; caso contrário, devem ser dispensados. Entregue mais valor ao cliente, mas sem desperdícios no processamento, ou seja, aqueles resultantes de processos que não agregam valor. Como o caso de serviços prestados além do solicitado e aprovado pelo cliente, com a geração de custos. É preciso identificar as atividades que afetam negativamente a produtividade e o custo de produção e eliminar o impacto dessas atividades.

Via/Administradores.com.br

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É muito comum que empresários utilizem o excel para gerenciar sua empresa, mas porque ela pode te arruinar? Afinal, não podemos negar que ela oferece algumas funções bem úteis para o dia a dia.  No entanto, são inúmeros os problemas que o excel pode trazer para o processo administrativo. Então, quais são os problemas que o excel apresenta na gestão?

1 – Informações

Uma empresa que possui muitos setores não pode utilizar o excel. Afinal, a ferramenta irá gerar infinitas planilhas que vão prejudicar o gerenciamento dessas informações e prejudicar o tempo hábil para encontrar algo importante. Além de ser pesada e causar lentidão nos computadores.

2 – Análise

Uma análise de um negócio depende de visualizar os dados de setores como venda, estoque, financeiro, fiscal e assim por diante. Portanto, para que o empresário consiga entender sua empresa através de planilhas, ele teria que acompanhar diversas versões de planilhas e fazer uma outra, com a junção desses dados, para aí sim, unificar tudo e concretizar sua análise.

3 – Integração

Uma empresa que trabalha com múltiplas planilhas pode sofrer baixas com o excel. Isso se deve ao fato delas não se conversarem entre si, o que impede de fazer planilhas que estejam interligadas e apresentem dados existentes previamente.

Então, mesmo que existam fórmulas que auxiliam nesse processo, as planilhas ficarão pesadas e vão prejudicar a localização de algo.

Dessa forma, qual a melhor ferramenta para gerenciar uma empresa?

Sem dúvida alguma, o sistema conhecido como ERP, o qual permite que as funções sejam integradas e trabalhem no mesmo local. Vale ressaltar que o ERP na nuvem ainda é mais evoluído e não requer instalações na máquina. Permitindo assim, o gerenciamento por qualquer dispositivo, seja móvel ou local.

Dessa maneira, um ERP na nuvem possibilita a plena confiabilidade dos dados que lá estão, isso porque os parâmetros são definidos pela equipe técnica da fornecedora de ERP junto aos empresários.

Além disso, o sistema atua inteiramente através da internet, assim, não existe a possibilidade da perda de dados ou mesmo que sejam corrompidos. Fornecedoras de responsabilidade, inclusive, possuem seus servidores muito bem protegidos para evitar esse tipo de problema.

Outro fator que faz o sistema de gestão sair na frente é que o fluxo de informações pode ser enorme e mesmo assim não há problemas. Além disso, o sistema permite que todas as informações estejam no mesmo lugar, assim, o empresário não precisam ficar caçando dados em diversas planilhas como no excel.

Por fim, o ERP permite que o empresário possua informações na palma da mão, aonde quer que esteja. O que além de facilitar o gerenciamento interno, permite que ele possa tomar uma decisão importante com informações palpáveis, que orientam a melhor decisão.

Você sabia que em Leme já existe uma empresa que oferece um ERP na nuvem e capaz de realizar tudo isso e ainda não limita usuários ou cobra licenças adicionais? Bacana, não é mesmo? Esta solução se chama BrERP e está disponível para empresas do segmento de todos os portes e tipos de negócios.

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Logo, vamos discutir o que pode ser benéfico ou prejudicial para uma empresa que escolhe um ERP tradicional ou na nuvem. Por isso, antes de tomar a decisão é preciso conhecer bem esse terreno pois sua decisão pode ajudar ou dificultar seu negócio.

As diferenças

Os ERPs Comuns são comercializados pela compra de licenças e uma mensalidade ou anuidade para a manutenção e suporte do software. Além disso existe a implantação do sistema que requer horas de consultoria presencial para implantação.

Os ERPs na nuvem são comercializados por assinaturas mensal ou anual. Assim como os ERPs tradicionais os ERPs na nuvem exigem consultoria para implantação.

Vantagens:

• O custo do ERP na nuvem chega a ser 70% menor em relação aos tradicionais.
• ERP em nuvem não precisa de infraestrutura interna muito avançada, na verdade basta um terminal com acesso a internet.

Como não se compra licença do ERP em nuvem logo o não pagamento da assinatura pode ter a penalidade de paralisação do serviço, sabendo que os ERPs em nuvem são comercializados como Software as a Service ou Software como serviço.

Obviamente o custo de aquisição é a principal desvantagem para os ERP’s tradicionais neste tópico. Mesmo tendo a vantagem de ser proprietária da licença de uso na versão do momento da compra, caso a empresa não queira pagar a manutenção mensal (ou anual), ela provavelmente vai ficar sem acesso a diversos serviços que podem ser cruciais para o sucesso e que dependem do pagamento da manutenção, como por exemplo atualização de versões, suporte técnico, emissão de NF-e (dependendo do contrato, esse serviço pode estar vinculado ao pagamento da manutenção).

No caso do ERP tradicional, uma empresa compra uma licença de software e implanta em seu data center. Assim, a organização absorve o custo de manutenção da infra-estrutura interna e aquisição de qualquer equipamento adicional. Além dos custos com hardware e software de infraestrutura, em muitos casos a empresa precisa também de uma equipe para manter essa infraestrutura.

Por outro lado, no caso do ERP em nuvem, também conhecido como ERP on-demand, é semelhante a um serviço hospedado, pois permite que uma organização terceirizar operações de TI. As soluções baseadas na nuvem usam o modelo Software as a Service, no qual o fornecedor entrega a aplicação aos clientes via Web, e tem a responsabilidade de manter o sistema no “ar”.

Consulte uma consultoria especialista em ERP, para analisar suas necessidades e traçar a melhor solução. Para isso, a devCoffee oferece um especialista gratuitamente para te orientar e te ajudar a decidir neste momento, clique aqui e solicite seu atendimento.

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Uma pesquisa realizada pela Wolters Kluwer, com cerca de 500 contabilidades norte-americanas, definiu as 5 principais tendências que todo o mercado contábil irá encarar nos próximos anos:

1. Maior foco no serviço ao cliente:

O serviço ao cliente progrediu nos últimos anos. O contato entre a empresa e seus clientes passou de pouco frequente e superficial para mais presente e aberto. O grande desafio agora é proporcionar melhor atendimento ao cliente, aproveitando-se da tecnologia para automatizar processos e liberar sua equipe para oferecer uma consultoria personalizada através de aconselhamentos estratégicos aos clientes.

“Agilidade supera capacidade. O ritmo de mudança está mais rápido do que nunca, e os contabilistas que se concentram mais na agilidade do que na capacidade vão prosperar nos próximos anos.” Doug Sleeter, fundador e CEO da The Sleeter Group Inc., o maior orgão independente norte-americano de apoio à contadores de MPE’s.

De acordo com os resultados da pesquisa, oito em cada dez empresas afirmam que um maior foco no serviço ao cliente terá um enorme impacto sobre o futuro do seu negócio. Além disso, quando solicitados a classificar a importância da tecnologia para empresas de contabilidade, 76% dos escritórios que se sentem muito bem preparados, disseram que a tecnologia terá um impacto importante sobre a sua capacidade de prestar serviços, suporte e agregar valor, bem como manter os clientes.

2. Desafios da integração de tecnologia:

Muito se fala hoje sobre investimentos estratégicos em tecnologia, oferecendo um caminho de migração e integração harmoniosa de tecnologias novas e emergentes. Mas quais são as recompensas para a integração de tecnologias?

Hoje, no Brasil, muitas automatizações já ajudam os escritórios a realizar os fechamentos contábeis de seus clientes, como por exemplo a baixa das notas fiscais de saída dos clientes que pode ser feita do site do governo. Mas o que ainda é um grande atraso para os escritórios são os inúmeros documentos que depois de digitados pelos clientes, precisam ser novamente digitados e lançados no sistema da contabilidade. Por isso, o ContaAzul está desenvolvendo um software que revolucionará a forma como os escritórios contábeis encaram essa realidade, podendo reduzir toda a digitação da movimentação financeira que, segundo nossos estudos levam em média dois dias inteiros de trabalho para cada cliente, para apenas quinze minutos.

3. Oportunidades digitais:

Redução dos custos, aumento da produtividade dos funcionários, aproveitamento dos dispositivos móveis e plataformas digitais, e integração com a nuvem. Tudo isso já é uma realidade em algumas contabilidades.

De acordo com a pesquisa, quase 80% das empresas que se dizem preparadas para as novas tendências digitais, afirma que tal realidade irá desempenhar um papel muito significativo em seus negócios dentro dos próximos cinco anos.

Além disso, entre os 93% dos contadores que dizem ter soluções móveis já implementadas ou fazem planos de possuir, afirmam que o benefício número um é de melhorar o atendimento ao cliente (58%), seguida pela melhoria da produtividade (55%) e maior qualidade de vida profissional e pessoal (49%).

Apesar de não ser uma realidade brasileira, a pesquisa também constatou que a maioria dos escritórios contábeis norte-americanos (65%) já adotaram a tecnologia cloud em seus processos.

4. A gestão de talentos e planejamento de sucessão:

Um grande desafio para os escritórios contábeis é a identificação e gestão de novos talentos, assim como o desenvolvimento de novas e diferentes habilidades, e gerenciamento da aposentadoria de líderes seniores. Segundo a pesquisa, quase 7 em cada 10 empresas preocupam-se com a gestão de novos talentos e investem em uma equipe de planejamento de sucessão. Uma realidade do mercado contábil brasileiro é que 75% dos contadores possuem mais de 40 anos de idade.

“Grandes empresas, com 50 ou mais empregados, normalmente têm planos de sucessão, com os esforços para reter talentos. Entre as empresas menores, com menos de 25 trabalhadores, cerca de 70% não têm qualquer tipo de plano de sucessão, nem intensão de capacitar os seus empregados. Isso se traduz em um enorme desperdício de talentos.” Bill Carlino, Diretor do Transition Advisors

5. As mídias sociais como ferramenta de negócio:

Segundo uma pesquisa realizada em dezembro de 2014, pelo empresário Roberto Dias Duarte, cerca de 33% dos escritórios contábeis utilizam as funcionalidades das redes sociais como forma de divulgar sua empresa, comercializar os seus negócios, encontrar e engajar os clientes on-line e acompanhar o cenário competitivo. Entre os outros 70%, alguns escritórios planejam ingressar em um futuro próximo e outros nem ao menos cogitam a hipótese de usufruir da ferramenta.

As empresas que utilizam as mídias sociais dizem que os maiores benefícios de se ter presença digital estão no aumento da satisfação do cliente, seguido pelo benefício de atrair e conquistar novos negócios.

“O uso de mídias sociais para ‘ouvir’ os clientes e entender suas indústrias é uma forma poderosa de se conectar e aprofundar suas relações com os clientes. Re-twittar, ‘gosto’, e compartilhar suas notícias e histórias podem manter sua empresa em frente ao mercado de forma contínua.” Tom Hood, CEO da Associação de CPAs de Maryland.

Depois de absorver toda essa informação, é importante pô-la em prática. Como você vê sua contabilidade daqui a cinco anos? Responda as perguntas a seguir e veja se seu escritório está preparado para as novas tendências:

1. Você tem focado em estreitar o relacionamento com o seu cliente?
2. Tem buscado ser mais que um contador, um verdadeiro consultor financeiro?
3. Procura automatizar os seus processos manuais para maior produtividade?
4. Preocupa-se em encontrar formas mais seguras para manter as suas informações e a dos clientes, como a tecnologia cloud, por exemplo?
5. Investe em capacitação de funcionários?
6. Usa alguma ferramenta digital para divulgar a sua marca?

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