Na nossa conversa da semana passada, discutimos as vantagens de um ERP online e um dos pontos listados foi a facilidade de integração de um ERP online com outros sistemas. Hoje vamos discutir a importância dessas integrações para as organizações e quais as vantagens competitivas que elas oferecem.

Atualmente, quando uma empresa utiliza um sistema de gestão, este sistema normalmente é o responsável pelos dados e processos de todos os setores da empresa, porém existem algumas situações onde uma interface diferente é necessária, principalmente nas que acontecem fora da empresa, como por exemplo um representante comercial tirando pedidos nos clientes, um técnico apontando uma ordem de serviço externa ou até mesmo uma venda realizada através de um e-commerce. Todas essas situações dificilmente conseguem ser tratadas dentro do ERP, não pela capacidade do sistema, mas pela interface, que nesses pontos demandam agilidade, visão gráfica e amigável para o usuário. E portanto acaba-se fazendo uso de aplicativos ou plataformas fora do ERP.

Para um sistema offline, a utilização deste tipo de ferramenta vai trazer um retrabalho para a empresa, onde tudo que entra pelos aplicativos e plataformas fora do sistema precisa ser inputado dentro dele de forma manual.E é aí que a vantagem da integração do ERP online se apresenta. Para um ERP online, essa integração é simples, onde os aplicativos e plataformas satelitais passam a “conversar” com o sistema, enviando e consultado dados em tempo real, sem a necessidade de inputs manuais. Cria-se um ecossistema onde o ERP é o coração/ cérebro da empresa, centralizando os processos e armazenando os dados que são compartilhados quando necessário com os aplicativos e plataformas satelitais, trazendo grandes vantagens competitivas para as empresas.

A primeira grande vantagem é a redução de erros. Em qualquer processo que demande uma transferência de informações de um sistema para o outro manualmente, podem ocorrer erros de natureza humana, como por exemplo um erro de digitação. Imagine um representante comercial que tirou um pedido de 100 unidades de um produto no cliente e no momento de inputar esse pedido no ERP, o digitador coloca 1000 unidades? Tipo de problema inerente ao processo, que é eliminado no momento que o aplicativo de pedidos é integrado ao ERP, sendo enviado automaticamente no momento do pedido.

A segunda vantagem é o aumento da produtividade. Quando a empresa faz uso de sistemas integrados, etapas manuais do processo são descartadas, liberando as pessoas que eram responsáveis por tais tarefas para tarefas mais úteis e que realmente agregarão valor ao processo. A produtividade também melhora em função do tempo, pois com sistemas integrados a automação de processos também se torna mais viável, ganhando tempo na finalização e entrega das tarefas, proporcionando também uma otimização desses processos e consequentemente redução de custos na empresa como um todo.

A última vantagem que vamos citar é talvez a mais importante e estratégica, pois a empresa que trabalha com sistemas integrados alcança mais qualidade nas tomadas de decisões! A partir do momento que os sistemas são integrados e a empresa trabalha com os dados centralizados em um só local, cada mudança tem efeito imediato e automático no sistema inteiro, eliminando a probabilidade de análises incorretas e fornecendo uma visão completa, imediata e com clareza da saúde, dos números e resultados  da empresa. Ter a possibilidade de tomar decisões baseadas em dados em tempo real, centralizados e organizados é o diferencial que pode fazer com que a empresa se adapte às mudanças e se destaque em meio ao mercado cada vez mais competitivo e rápido, onde a velocidade de adaptação separa quem continua e quem fica pelo caminho.

Ao final dessa conversa, muita gente deve estar pensando que essas vantagens só podem ser alcançadas por empresas grandes, com grande capacidade de investimento na integração de sistemas. E aí temos outra vantagem do ERP online, que pode ser utilizado por empresas de qualquer tamanho. Porém nas empresas de pequeno porte, apresenta-se um desafio anterior a implantação de um sistema ERP, que passa pela estruturação da gestão, assunto que vamos conversar na próxima semana!

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