Se os gastos diminuírem, ainda que o faturamento se mantenha, o lucro aumentará. Contudo, é preciso fazer isso com muita atenção e estratégia. Decisões aleatórias, como cortes de pessoal e diminuição na qualidade do produto, podem até reduzir custos, assim como pressionar fornecedores nas condições de pagamento e margem, mas elas provavelmente impactam também a entrega de valor ao cliente, e de maneira negativa, resultando em queda do faturamento.

Pensando nisso, o Sebrae preparou uma cartilha para apoiar as micro e pequenas empresas a identificar e eliminar gastos desnecessários, para diminuir os custos, tornar a empresa mais “enxuta”, eficaz e competitiva, e entregar mais valor ao cliente. “Desperdícios geram custos e tomam tempo, além de não agregarem valor ao que está sendo produzido, do ponto de vista do cliente. Portanto, devem ser eliminados”, afirma o presidente do Sebrae, Guilherme Afif Domingos. “Para que os desperdícios sejam efetivamente eliminados ou reduzidos, é preciso identificá-los, mensurá-los, determinar Planos de Ação para sua redução ou eliminação e designar um responsável por implementar o plano. Diminuir gastos parece complicado, mas há como facilitar esse processo”, acrescenta.

A publicação, baseada na filosofia de gestão empresarial lean, que nasceu do Sistema Toyota de Produção, identifica sete desperdícios da produção e dá dicas para o empresário eliminar cada um deles. Embora esses desperdícios tenham sido identificados na produção de automóveis, eles valem para outros tipos de negócios de todos os setores da economia: comércio, serviços, indústria e agronegócios. A mesma publicação está disponível com casos direcionados para os segmentos de saúde, alimentação fora do lar e serviços automotivos.

Confira as sete dicas do Sebrae:

1. Elimine defeitos na produção

Produtos, serviços e informações com defeitos geram mais custos para a empresa devido ao retrabalho. Afinal, serão exigidos mais tempo de profissionais, mais tempo de equipamentos e programação da produção, mais materiais e insumos, além da necessidade de gestão dos produtos descartados. Em um hospital, por exemplo, trata-se de resultados de exames falhos ou incompletos ou a ministração de medicamentos de forma errônea ou fora dos períodos determinados. Na oficina mecânica, é o caso de automóveis entregues aos clientes com serviços falhos ou não realizados. Isso pode ser causado por processos deficientes, baixa qualidade dos ingredientes e materiais ou baixa qualificação dos profissionais. Por isso, defina procedimentos para operação de cada equipamento, padronize algumas atividades e busque sempre a melhoria contínua dos processos.

2. Produza só o necessário, quando for preciso, sem exagero

A superprodução pode ser a pior forma de desperdício, pois contribui diretamente para que as demais formas ocorram. O fato de uma empresa produzir mais do que consegue vender é considerado desperdício, pois tempo e recursos (materiais, insumos, equipamentos e pessoal) estão sendo alocados muito previamente ao necessário, gerando estoques excessivos, que implicam mobilização de ativos. O problema pode ser causado por capacidade excessiva de equipamentos ou de pessoal, falta de padrão dos produtos e até política da empresa de incentivo por metas de produção. Assim, planeje a produção conforme a demanda real, não para o estoque.

3. Mantenha o estoque no menor nível possível

Quando se compra demais (além da capacidade de produção ou venda), ou se produz demais (além da capacidade de venda), os produtos se acumulam e formam estoques excessivos, que podem, eventualmente, ser perdidos por validade, armazenagem inadequada ou qualquer outro motivo. Além de implicar aumento de custos, o estoque demasiado exige maior espaço de armazenagem e esforço de gestão. Estoque excessivo significa dinheiro parado! Por isso, planeje cuidadosamente as compras e a produção, de maneira que elas aconteçam com eficiência e conforme a demanda e tenha estatísticas confiáveis de vendas e controle de estoque, a fim de ajustá-las.

4. Evite a espera desnecessária

O tempo que as pessoas ou os equipamentos ficam desnecessariamente ociosos ou são obrigados a esperar pela próxima ação é considerado desperdício. Essa improdutividade impacta negativamente os custos da empresa e deve ser evitada. O fluxo contínuo em um processo minimiza consideravelmente a espera. É a espera dos profissionais por ferramentas ou equipamentos para poder trabalhar, por exemplo, ou equipe da cozinha de um restaurante aguardando o pedido chegar, que demora pelas interrupções no trajeto do garçom. Planeje os processos para acontecerem em um fluxo contínuo.

5. Faça o transporte adequado de insumos

Se equipamentos, insumos, materiais ou qualquer outro recurso é movimentado de um local para outro, desnecessariamente ou de maneira ineficiente, cria-se o desperdício de transporte. A situação pode ser piorada, considerando que no transporte pode haver perdas e danos. Nada disso entrega valor ao serviço que está sendo prestado ao cliente. Pode ser, por exemplo, o envio de insumos, materiais ou informações para o local errado ou no momento equivocado. Isso pode ser causado por, entre outros motivos, fornecedores distantes ou trajetos ou processos ineficientes.

6. Organize o ambiente de trabalho

O desperdício de movimentação atrasa o trabalho e interrompe o fluxo de atividades. Além de implicar, muitas vezes, em mais custos, resultam também em baixa eficiência e desempenho enfraquecido dos profissionais. São movimentos corporais desnecessários, como flexionar, elevar ou abaixar para alcançar insumos ou ferramentas causados, muitas vezes, por desorganização no ambiente de trabalho. Em um restaurante, por exemplo, o deslocamento excessivo dos profissionais da cozinha para executar suas atividades durante a preparação dos alimentos, quando os ingredientes, os equipamentos e os utensílios estão afastados uns dos outros. Mantenha o ambiente de trabalho sempre limpo e organizado, apenas com os materiais e os equipamentos necessários para o processo.

7. Acabe com desperdícios de processamento

Os procedimentos adicionais devem agregar valor ao que se entregará ao cliente; caso contrário, devem ser dispensados. Entregue mais valor ao cliente, mas sem desperdícios no processamento, ou seja, aqueles resultantes de processos que não agregam valor. Como o caso de serviços prestados além do solicitado e aprovado pelo cliente, com a geração de custos. É preciso identificar as atividades que afetam negativamente a produtividade e o custo de produção e eliminar o impacto dessas atividades.

Via/Administradores.com.br

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Uma pesquisa realizada pela Wolters Kluwer, com cerca de 500 contabilidades norte-americanas, definiu as 5 principais tendências que todo o mercado contábil irá encarar nos próximos anos:

1. Maior foco no serviço ao cliente:

O serviço ao cliente progrediu nos últimos anos. O contato entre a empresa e seus clientes passou de pouco frequente e superficial para mais presente e aberto. O grande desafio agora é proporcionar melhor atendimento ao cliente, aproveitando-se da tecnologia para automatizar processos e liberar sua equipe para oferecer uma consultoria personalizada através de aconselhamentos estratégicos aos clientes.

“Agilidade supera capacidade. O ritmo de mudança está mais rápido do que nunca, e os contabilistas que se concentram mais na agilidade do que na capacidade vão prosperar nos próximos anos.” Doug Sleeter, fundador e CEO da The Sleeter Group Inc., o maior orgão independente norte-americano de apoio à contadores de MPE’s.

De acordo com os resultados da pesquisa, oito em cada dez empresas afirmam que um maior foco no serviço ao cliente terá um enorme impacto sobre o futuro do seu negócio. Além disso, quando solicitados a classificar a importância da tecnologia para empresas de contabilidade, 76% dos escritórios que se sentem muito bem preparados, disseram que a tecnologia terá um impacto importante sobre a sua capacidade de prestar serviços, suporte e agregar valor, bem como manter os clientes.

2. Desafios da integração de tecnologia:

Muito se fala hoje sobre investimentos estratégicos em tecnologia, oferecendo um caminho de migração e integração harmoniosa de tecnologias novas e emergentes. Mas quais são as recompensas para a integração de tecnologias?

Hoje, no Brasil, muitas automatizações já ajudam os escritórios a realizar os fechamentos contábeis de seus clientes, como por exemplo a baixa das notas fiscais de saída dos clientes que pode ser feita do site do governo. Mas o que ainda é um grande atraso para os escritórios são os inúmeros documentos que depois de digitados pelos clientes, precisam ser novamente digitados e lançados no sistema da contabilidade. Por isso, o ContaAzul está desenvolvendo um software que revolucionará a forma como os escritórios contábeis encaram essa realidade, podendo reduzir toda a digitação da movimentação financeira que, segundo nossos estudos levam em média dois dias inteiros de trabalho para cada cliente, para apenas quinze minutos.

3. Oportunidades digitais:

Redução dos custos, aumento da produtividade dos funcionários, aproveitamento dos dispositivos móveis e plataformas digitais, e integração com a nuvem. Tudo isso já é uma realidade em algumas contabilidades.

De acordo com a pesquisa, quase 80% das empresas que se dizem preparadas para as novas tendências digitais, afirma que tal realidade irá desempenhar um papel muito significativo em seus negócios dentro dos próximos cinco anos.

Além disso, entre os 93% dos contadores que dizem ter soluções móveis já implementadas ou fazem planos de possuir, afirmam que o benefício número um é de melhorar o atendimento ao cliente (58%), seguida pela melhoria da produtividade (55%) e maior qualidade de vida profissional e pessoal (49%).

Apesar de não ser uma realidade brasileira, a pesquisa também constatou que a maioria dos escritórios contábeis norte-americanos (65%) já adotaram a tecnologia cloud em seus processos.

4. A gestão de talentos e planejamento de sucessão:

Um grande desafio para os escritórios contábeis é a identificação e gestão de novos talentos, assim como o desenvolvimento de novas e diferentes habilidades, e gerenciamento da aposentadoria de líderes seniores. Segundo a pesquisa, quase 7 em cada 10 empresas preocupam-se com a gestão de novos talentos e investem em uma equipe de planejamento de sucessão. Uma realidade do mercado contábil brasileiro é que 75% dos contadores possuem mais de 40 anos de idade.

“Grandes empresas, com 50 ou mais empregados, normalmente têm planos de sucessão, com os esforços para reter talentos. Entre as empresas menores, com menos de 25 trabalhadores, cerca de 70% não têm qualquer tipo de plano de sucessão, nem intensão de capacitar os seus empregados. Isso se traduz em um enorme desperdício de talentos.” Bill Carlino, Diretor do Transition Advisors

5. As mídias sociais como ferramenta de negócio:

Segundo uma pesquisa realizada em dezembro de 2014, pelo empresário Roberto Dias Duarte, cerca de 33% dos escritórios contábeis utilizam as funcionalidades das redes sociais como forma de divulgar sua empresa, comercializar os seus negócios, encontrar e engajar os clientes on-line e acompanhar o cenário competitivo. Entre os outros 70%, alguns escritórios planejam ingressar em um futuro próximo e outros nem ao menos cogitam a hipótese de usufruir da ferramenta.

As empresas que utilizam as mídias sociais dizem que os maiores benefícios de se ter presença digital estão no aumento da satisfação do cliente, seguido pelo benefício de atrair e conquistar novos negócios.

“O uso de mídias sociais para ‘ouvir’ os clientes e entender suas indústrias é uma forma poderosa de se conectar e aprofundar suas relações com os clientes. Re-twittar, ‘gosto’, e compartilhar suas notícias e histórias podem manter sua empresa em frente ao mercado de forma contínua.” Tom Hood, CEO da Associação de CPAs de Maryland.

Depois de absorver toda essa informação, é importante pô-la em prática. Como você vê sua contabilidade daqui a cinco anos? Responda as perguntas a seguir e veja se seu escritório está preparado para as novas tendências:

1. Você tem focado em estreitar o relacionamento com o seu cliente?
2. Tem buscado ser mais que um contador, um verdadeiro consultor financeiro?
3. Procura automatizar os seus processos manuais para maior produtividade?
4. Preocupa-se em encontrar formas mais seguras para manter as suas informações e a dos clientes, como a tecnologia cloud, por exemplo?
5. Investe em capacitação de funcionários?
6. Usa alguma ferramenta digital para divulgar a sua marca?

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Manual de Contabilidade Societária

Em primeiro lugar, vamos focar na sua formação profissional, certo? Então você não pode perder a leitura do “Manual de Contabilidade Societária: Aplicável a todas as Sociedades de Acordo com as Normas Internacionais e do CPC”, ou FIPECAFI, como também é conhecido. Esse livro tem como autores os renomados professores Sérgio de Iudícibus, Eliseu Martins, Ernesto Rubens Gelbcke e Ariovaldo dos Santos, bastante conhecidos no mundo contábil.

O FIPECAFI é considerado a “bíblia dos contadores” e tornou-se decisivo com a promulgação das alterações na Lei 6.404/76, dadas pelas Leis 11.638/2007 e 11.941/2009. O livro apresenta os pronunciamentos, interpretações e orientações emitidos pelo Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC), que visam trazer para a realidade brasileira a harmonização contábil que se deu pelo processo de adoção das normas internacionais de contabilidade, conhecidas como IFRS.

Contabilidade de custos

Pensando em uma área diferente, ampla e com uma vasta possibilidade de atuação? A área de custos destaca-se por ser primordial em indústrias e ter um grande potencial para profissionais que se sintam preparados para o desafio. Caso você queira entender melhor como funciona a classificação de custos, lançamentos e metodologias utilizadas para definir o custo de produtos ou mercadorias, o livro “Contabilidade de Custos” de Eliseu Martins é uma ótima pedida.

Um livro técnico, mas com linguagem bastante acessível e que pode ser utilizado para o conhecimento dos conceitos básicos de custos, passando pelas metodologias de custeamento e uso das informações para a tomada de decisões gerenciais. A última edição já inclui as principais mudanças relacionadas à atualização e adoção das normas que modificaram a contabilidade brasileira, como é o caso, por exemplo, do CPC 16, relacionado à valoração de estoques e o impacto que isso possui na área de custos.

Contabilidade Tributária

O livro “Contabilidade Tributária” de Láudio Camargo Fabretti, que no ano de 2015 chegou à sua 15ª edição, é uma excelente opção para aqueles contadores que querem atuar na área tributária ou para os que têm dúvidas em relação a tributos.

O renomado autor Fabretti apresenta os conceitos tributários de forma bastante clara e didática para sua utilização não só no contexto empresarial, mas também educacional, já que é um dos livros mais usados em instituições de ensino, cursos e palestras.

A obra enfatiza a responsabilidade e o papel que o contador passou a ocupar na nova contabilidade, com a necessidade cada vez maior de conhecimentos não só de contabilidade geral, mas de aprofundamento em outras áreas que fazem parte da rotina contábil.

Pai rico, pai pobre

E que tal pensar nas gerações futuras ou ainda ver a contabilidade por outra perspectiva, saindo um pouco do óbvio? Dos autores Robert Kiyosaki e Sharon L Lechter, o livro “Pai Rico, Pai Pobre” mostra o mundo da contabilidade e das finanças por outro ângulo, envolvendo conceitos da vida comum aos de agentes econômicos como investimentos e mercado de ações, empregados, empregadores e outros que devem ser conhecidos por todos aqueles que querem se destacar. Esse livro foi traduzido para mais de 46 línguas em 97 países, o que demonstra o poder de aplicação que esta literatura possui.

A leitura é interessante para os contadores, já que contempla não só conceitos contábeis, mas outros que devem fazer parte da rotina dos profissionais da área, inclusive podendo ser utilizado na educação contábil e financeira de crianças, que é um dos focos da leitura. Lembre-se que é necessário pensar fora da caixa sempre.

Como fazer amigos e influenciar pessoas

“Como fazer amigos e influenciar pessoas”, de Dale Carnegie, é também um livro muito importante para os contadores. Mas de que forma? Atualmente, mais do que nunca, o contador passou a ter destaque, não só como um bom “apurador de impostos”, mas como gestor, fornecendo importantes dados para o processo de tomada de decisões.

Assim, com o papel de destaque dado ao profissional, é preciso focar no seu desenvolvimento como líder. Como o próprio livro afirma, 15% do sucesso financeiro de uma pessoa está ligado ao seu conhecimento técnico, o restante é relacionado à habilidade de lidar com outras pessoas. Então, você que já vem se preparando, já está em dia com as últimas mudanças e atualizações, deve focar agora nos relacionamentos e em como poderão lhe beneficiar.

Como fazer uma empresa dar certo em um país incerto

O livro “Como fazer uma empresa dar certo em um país incerto”, do instituto Endeavor é, no momento de crise atual, uma excelente opção para os contadores, que têm se mostrado, muitas vezes, salvadores de negócios que passam por alguma dificuldade.

Contando com o depoimento de mais de 50 empresários brasileiros, a obra permite que o profissional contábil saiba o ponto de vista do presidente do Conselho de Administração do Grupo Gerdau, Jorge Gerdau, ou ainda do famoso integrante do Grupo Pão de Açúcar Abílio Diniz, e como eles perpetuaram seus negócios por décadas e sobreviveram às constantes crises de nosso País. O livro apresenta uma linguagem fácil, inspiradora e acessível, mostrando que o empreendedorismo tem jeito, mesmo em um país incerto.

Neste post você viu diversas opções de livros para o profissional de contabilidade, passando por literaturas técnicas e as que podem mostrar outros ramos de atuação da contabilidade. O profissional também não pode deixar de buscar desenvolver outras habilidades, como as de visão diferenciada da contabilidade, liderança e empreendedorismo, que, com toda certeza, acompanham o novo perfil dinâmico exigido do contador.

Via/Escola de Negócios

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Dessa forma, é importante manter a contabilidade empresarial atualizada e atenta aos possíveis erros que podem ser cometidos no setor. Às vezes, tais erros são cometidos com frequência, o que prejudica e geram problemas para a organização. Portanto, este artigo, visa abordar cinco erros que acontecem constantemente numa empresa e como evitá-los.

1 – Notas fiscais emitidas com falhas

Na hora de emitir uma nota fiscal, todo cuidado é pouco, afinal, cometer erros na emissão de notas fiscais podem gerar multas e notificações por parte da fiscalização.

No caso de empresas que atuam em todo território nacional a atenção deve ser ainda maior, isso porque cada Estado possui sua própria alíquota de impostos. No geral, os maiores erros ligados à Nota Fiscal Eletrônica estão relacionados ao preenchimento errado de campos como PIS, COFINS e ISS. E, é bom ressaltar também que a sonegação de impostos traz consequências graves à empresa e aos gestores, podendo inclusive, gerar multas, penhores e outras punições.

A melhor solução para solucionar este problema é otimizar o processo de emissão das Notas Fiscais. Como, por exemplo, através de um Sistema de Gestão, o qual já é usado por empresas de grande porte.

2 – Pagamentos

Levando em consideração a quantidade de pagamentos que uma empresa faz por mês, problemas com pagamentos podem ser rotineiros. Afinal, desde contas como luz e água, até impostos ou encargos, devem estar em dia para evitar multas, falta de insumos, valores com fornecedores ou processos jurídicos.

Portanto, para evitar gastos desnecessários e problemas de relacionamento com fornecedores e funcionários, a dica é realizar os pagamentos em dia. Para isso, existem diversas ferramentas que auxiliam nesse processo lembrando os gestores quanto à necessidade de realizar um pagamento nos próximos dias.

3 – Tarefas acumuladas

O acúmulo de tarefas é praticamente uma regra para empresários de pequenas empresas, entretanto, esse hábito pode trazer grandes problemas administrativos que interferem na área fiscal do negócio.

Em geral, o acúmulo de tarefas faz com que o gestor tenha que resolver diversas questões que vão surgindo no seu dia a dia. O problema é que essa demanda, muitas vezes,impede que o gestor tenha tempo para manter o setor contábil atualizado.

Em outras palavras, esse tipo de ação não permite que o gestor dispenda energia em relatórios e contas que oferecem dados reais para a empresa, impedindo assim, a tomada de decisões cruciais para que a saúde financeira do negócio se mantenha estável.

4 – Misturar finanças empresariais com pessoais

É extremamente comum que pequenos e médios empresários usem suas contas pessoais para cobrir meses complicados em suas empresas. Da mesma forma, é comum que os rendimentos da empresa sejam usados para custear viagens, compras e outros gastos pessoais.

O problema dessa prática, muitas vezes ingênua, é que ela pode mascarar os resultados do negócio. É preciso entender que embora o empresário seja o dono da corporação, e por consequência ela faça parte do seu patrimônio, a empresa precisa de capital de giro para que possa manter seu fluxo de caixa saudável.

A solução é manter as duas contas muito bem separadas. Somente assim, é possível conhecer o histórico de entradas e saídas a fim de entender até onde vai a lucratividade do negócio. Além disso, a empresa, de tempos em tempos, precisa de investimentos que visam um maior faturamento, se esse capital não estiver disponível, o negócio, automaticamente deixa de ganhar dinheiro.

Lembrando que dentre as saídas contabilizadas na empresa, deve constar o pró-labore dos sócios, assim, o empresário possui seus rendimentos sem prejudicar a contabilidade do estabelecimento comercial.

5 – Falta de planejamento

Boa parte dos erros contábeis esbarram na falta de planejamento. Isso porque é ele quem define compras, valores de venda, fornecedores, investimentos, contratações, planejamento tributário e assim por diante.

Levando em conta os itens acima, a falta de planejamento acarreta as seguintes consequências:

Compras – realização de compras desnecessárias (muitas vezes gerando um estoque maior que a demanda, o que representa dinheiro parado);

Valor de venda – cobrança de valores baixos (que podem não compensar o valor pago na produção do produto) ou ainda valores muito altos (fazendo com que a empresa perca competitividade);

Fornecedor – falta de poder de barganha (preço e prazo de entrega);

Investimento – o investimento realizado em momento inoportuno ou até a falta de investimento na melhoria da empresa e dos produtos;

Contratações – contratação de mão de obra não qualificada, cara demais ou fora do perfil desejado pela corporação;

Planejamento Tributário – escolha do regime tributário anual que possa gerar mais impostos que o necessário.

Neste caso, a solução é planejar tudo que envolve uma empresa pensando em curto, médio e longo prazo. É importante também simular diferentes cenários para que seja possível se antecipar a problemas que possam aparecer. Portanto, a melhor saída é contar com uma ferramenta que englobe todo o seu setor fiscal a partir dos outros setores da empresa.

É o caso de um ERP por exemplo, que através da movimentação de seus usuários, permite ao gestor a possibilidade de saber como estão os setores de sua empresa, desde o estoque até a parte contábil, passando por vendas e produção. No caso do BrERP, os benefícios são ainda maiores. Afinal, o sistema permite gerenciamento diretamente do navegador, o que possibilita acessá-lo de qualquer dispositivo, em qualquer lugar. Sendo assim, o empresário desfruta de um sistema completo, móbil e livre, pois, não cobra licenças adicionais e não limita o número de usuários.

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