Falar sobre a importância do ERP vem se mostrado necessário no decorrer de tempos difíceis como os que nosso país vem enfrentando. Embora fragilizado, segundo um estudo apresentado em 3 de maio de 2016 pela ABAD (Associação Brasileira de Atacadistas e Distribuidores de Produtos Industrializados), o setor faturou mais de R$ 218 bilhões no ano de 2015 com mais de um milhão de pontos de venda, 355 mil funcionários e uma participação no mercado mercantil de 50,6%. Ou seja, estamos falando de um nicho extremamente importante, porém, competitivo.

Nosso foco tem sido transformar sua empresa distribuidora e atacadista em um negócio mais rentável e escalável, e sinceramente, sem um ERP essa tarefa se mostra praticamente impossível.

Portanto, neste artigo, falaremos sobre os principais processos deste nicho e como o ERP auxilia em cada um deles. No final, falaremos ainda sobre a importância, não só de contar com um ERP, mas contar com um Sistema que seja aderente ao seu modelo de negócio.

Vamos lá?!

Os principais processos

Dentro do segmento de distribuição e atacadistas existem alguns processos que são considerados padrão e, portanto, merecem atenção obrigatória por parte de seus sistemas de gestão. Veja quais são:

Logística

A logística é a responsável por fazer com que o produto certo seja entregue no local certo e no tempo certo. Muitas pessoas acham que essa etapa se refere apenas à entrega dos produtos aos clientes ou consumidores, entretanto, dentro de um processo produtivo a logística também possui seu papel, afinal, as matérias primas e insumos também precisam ser movidos de um lugar a outro no momento certo e em perfeitas condições.

Vale informar ainda que a logística, normalmente, representa de 10% a 30% do custo de um produto em si. E o que faz com os valores aumentem é o tipo de material a ser transportado e armazenado, isso porque alimentos, por exemplo, possuem a necessidade de climatização e, em geral, possuem a data de validade mais curta, encarecendo o processo.

Estoque

Por definição, estoque são produtos, matéria prima ou insumos que ficam armazenados na empresa. Eles esperam para que sejam utilizados durante a produção ou para que sejam comercializados.

Em geral, o tamanho do estoque está diretamente ligado ao porte da empresa e ao montante de suas vendas. Além disso, vale lembrar que, conforme explicamos no artigo sobre custos, despesas e gastos, produtos estocados representam dinheiro parado, logo, é preciso cuidado.

Vendas

Sem vendas não há empresa! Essa afirmação não é extrema, afinal, uma empresa que não vende não é capaz de honrar com seus compromissos, pagando fornecedores, colaboradores, impostos e assim por diante.

Em geral, uma empresa pode contar com diferentes meios de realizar suas vendas, veja alguns deles:

Representantes comerciais
Vendas externas
Vendas internas
Vendas consultivas
Multicanal

Financeiro

O departamento financeiro é o setor responsável pela gestão do dinheiro, das cobranças, dos investimentos e dos riscos financeiros. Além disso, é ele que garante aos gestores os recursos necessários para que seja possível alcançar objetivos previamente traçados.

Em geral, empresas pequenas possuem, no controle deste setor, os próprios sócios que acabam acumulando funções, já empresas maiores tendem a ser mais estruturadas e contar com equipes especializadas para a função.

Compras

O setor de compras é mais um dos que são administrados pelos proprietários em empresas menores e a explicação para isso é simples: compras malfeitas representam enormes perdas financeiras.

Em resumo, o objetivo deste processo é comprar mercadorias para a produção e vendas de produtos ou serviços. Além disso, este processo deve buscar sempre as melhores condições comerciais aliadas à qualidade e prazos. É muito importante que as compras respeitem prazos específicos da empresa para que ela não fique parada a espera de insumos ou perca vendas por falta de produtos.

Contábil/Fiscal

Outro processo que merece máxima atenção diz respeito à área contábil e fiscal. Toda essa atenção se faz necessária porque é este o setor que lida diretamente com os cofres públicos.

A área contábil e fiscal é responsável por apurar todos os fatos do dia a dia de uma empresa para, posteriormente, poder prestar contas ao governo através dos impostos. Além disso, é ele quem garante que a empresa esteja agindo dentro da lei, cumprindo todos os requisitos obrigatórios como o pagamento de encargos sociais e trabalhistas, ISS, a emissão de nota fiscal eletrônica e assim por diante.

Os benefícios do ERP

Antes de falarmos dos benefícios do ERP, vamos ressaltar que falaremos apenas das versões que são alocadas exclusivamente na nuvem. Embora exista a possibilidade de contar com um sistema local, os na nuvem se mostram uma versão infinitamente mais ágil e segura.

Emissão de NF-e – com a descontinuidade do emissor gratuito de Nota Fiscal, as empresas passaram a ser responsáveis pela emissão e, com isso, tiveram que buscar ferramentas para a tarefa. Sendo assim, escolha sistemas ERP que já possuam o emissor integrado, facilitando o processo e evitando que novas ferramentas sejam necessárias.

Integração – o ERP mantém todos os setores da empresa integrados e conversando entre si. Desta maneira, um vendedor que está na rua pode consultar o estoque e, com o produto apto à venda, vender. A partir daí os demais setores responsáveis ficam cientes, automaticamente, começando a realizar suas tarefas como dar baixa no pagamento, retirar o produto do estoque e enviar ao cliente. Todo esse processo garante que um produto não seja vendido duas vezes, ou que produtos inexistentes sejam comercializados, causando uma possível insatisfação do cliente.

Mobilidade – o ERP garante aos gestores e colaboradores da empresa a possibilidade de tomar decisões, realizar consultas e pedidos através de qualquer smartphone ou dispositivo ligado à uma rede de internet, sem a necessidade da presença física dos colaborados na empresa.

Segurança – o ERP na nuvem possui uma série de recursos que impedem a invasão de hackers (fato que ocorre em sistemas locais), vírus, roubo de informações e assim por diante. Além disso, cada usuário possui seu próprio login e senha, o que permite saber quais as ações de cada um dos colaboradores.

Informações – por ser inteiramente alocado na nuvem (internet), o sistema oferece a todos os envolvidos na operação o acesso às informações da empresa em tempo real e de qualquer lugar.

Ganho de tempo – com a integração de todas as áreas e as informações a disposição em tempo real, os gestores e empresários passam a ganhar tempo para se concentrar em tarefas como análises de resultados e planejamentos em geral.

A importância do ERP

Em resumo, o objetivo do ERP é centralizar todas as informações pertinentes a empresa de maneira a evitar retrabalhos, um dos maiores ralos em empresas de diversos segmentos.

Além disso, com o controle severo de tudo que entra e sai da empresa, fica mais fácil reconhecer pontos fracos que causam a perda de dinheiro ou mesmo o planejamento de ações que visem aumentar as vendas de produtos que estejam em excesso no estoque, por exemplo.

E por falar em estoque, o ERP oferece aos gestores a possibilidade de evitar estoques grandes demais (representando dinheiro parado) ou pequenos demais (fazendo com que seu cliente tenha que esperar por um prazo maior ou ainda, causando a perda de vendas). Por possuir integração com todos os setores da empresa, é possível manter a níveis saudáveis o estoque de produtos finalizados, matéria prima, insumos e etc.

Já a centralização das informações garante aos gestores as ferramentas necessárias para planejar de maneira mais ágil e assertiva o crescimento da empresa ou mesmo um plano de ação que se faça necessário.

Algo que ainda não falamos é que, em geral, os ERP são modulares, possibilitando aos empresários contratar apenas os módulos que se mostram importantes em seus processos. Por isso, a dica mais importante aqui é pesquisar um fornecedor de ERP que possa atender ao seu modelo de negócio.

Muitas vezes, os clientes caem em algumas ciladas e acabam contratando um ERP baratinho mas que não atende todos os seus processos, ou caros demais e que acabam oferecendo mais que a empresa realmente necessita. Escrevemos um artigo onde mostramos o momento certo para trocar de ERP.

Esperamos que a importância do ERP adequado tenha ficado bem claro, entretanto, caso ainda conte com alguma dúvida, fale com um dos nossos especialistas.